Digital Office Index 2020: Deutschland bewegt sich

Wie digital sind Büroprozesse in deutschen Unternehmen? Hat Corona einen Innovationsschub auslösen können oder wird vor allem über Homeoffice geredet, aber wenig geändert? Der Branchenverband Bitkom liefert in seinem repräsentativen Digital Office Index 2020 Antworten. Das Fazit: Deutsche Unternehmen transformieren sich – zwar langsam, aber in manchen Bereichen gab es ordentliche Sprünge nach vorne. 

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Der Branchenverband Bitkom veröffentlicht alle zwei Jahre den Digital Office Index. In diesem Jahr wurden mehr als 1.100 Unternehmen aller Branchen mit mehr als 20 Mitarbeitern zu ihrer Perspektive auf die Digitalisierung, ihrem Digitalisierungsfortschritt und ihren Digitalisierungsplänen befragt. Die Erhebung fand im Mai und Juni mitten in der Corona-Pandemie statt und die Ergebnisse zeigen: Corona ist ein Digitalisierungstreiber, zumindest in manchen Bereichen. 

Dass Digitalisierung ein zentrales Thema ist, dem sich Unternehmen proaktiv widmen sollten, hat sich in den meisten Führungsetagen herumgesprochen. Dreiviertel der befragten Unternehmen haben eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet. In den Großunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern orientieren sich sogar 96 % an einer solchen Roadmap.

Die Umsetzung im Unternehmensalltag hinkt der Theorie noch hinterher, aber immerhin 44 % der deutschen Unternehmen sind überdurchschnittlich gut in Sachen Digitalisierung aufgestellt. 19 % der Befragten gehören sogar zu den digitalen Vorreitern, die umfassende digitale Office-Lösungen einsetzen, E-Rechnungen verschicken, Digitalisierungsbeauftragte benannt haben und weitgehend papierlos arbeiten. 

Ein Grund, warum zwischen Strategie und Umsetzung noch eine Lücke klafft: Es fehlen kompetente Mitarbeiter: Nur 30 % der Befragten fühlen sich hier voll und ganz gut aufgestellt. Den größten Verbesserungsbedarf melden Ver- und Entsorger und Telekommunikationsunternehmen (70 %), auch die Industrie (65 %) und die öffentliche Verwaltung (53 %) sehen Verbesserungsbedarf in den eigenen Reihen.

Dass die Mehrheit der Unternehmen dennoch überwiegend zufrieden mit der Digitalkompetenz ihrer Mitarbeiter ist, liegt auch an der hohen Investitionsbereitschaft: 70 % schicken ihre Mitarbeiter gezielt zu Fort- und Weiterbildungen. 

Drei Viertel der Unternehmen arbeitet mit digitalen Office-Anwendungen, aber nur 68 % setzen auf ECM-Software zur systematischen Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten. CRM-Lösungen bringen nur 60 % der Befragten im Kundenmanagement zum Einsatz. 9 von 10 Unternehmen verwenden mittlerweile Anwendungen aus der Cloud, die ortsunabhängig über den Browser verwendet werden können.

Ob viele Betriebe erst seit ein paar Monaten in die Cloud umgestiegen sind – als Folge von Corona und dem Umstieg ins Homeoffice? Zumindest haben fast 40 % der Befragten wegen der Pandemie in neue Software investiert.

Ein klarer Corona-Effekt ist die sprunghaft angestiegene Verbreitung der Smartphone-Nutzung in Unternehmen. In 81 % der befragten Betriebe werden sie verwendet. Zum Vergleich: 2018 nutzten sie nur 51 %.

Der Brief passt immer weniger in die neue Arbeitswelt aus Homeoffice und Remote-Teams: 86 % der Unternehmen wollen die Papierpost in Zukunft ersetzen. 64 % der Unternehmen gelingt es bereits heute teilweise oder ganz, stattdessen digitale Kommunikationswege zu nutzen. 

Vor zwei Jahren verwendeten noch 71 % der Unternehmen häufig oder sehr häufig Papierpost, heute ist es nur noch rund die Hälfte der Befragten.

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Die wichtigsten Kommunikationsmittel sind wie in den Vorjahren Telefon, E-Mail und Smartphone. Auffallend aufgeholt haben Videokonferenzen: Sie werden 2020 von mehr als der Hälfte der Unternehmen häufig oder sehr häufig eingesetzt. Ein Anstieg um 13 Prozentpunkte im Vergleich zu 2018. Ein Großteil davon dürfte coronabedingt sein.

Je mehr der Briefversand an Bedeutung verliert, desto mehr gewinnen E-Rechnungen an Relevanz. Für 8 von 10 Unternehmen steht das Thema auf der Agenda.

Knapp zwei Drittel der Befragten erstellen Rechnungen bereits elektronisch. Zum Vergleich: 2016 haben noch 58 % der Unternehmen ihre Rechnungen per Post verschickt. Die Mehrheit nutzt bisher für ihre E-Rechnungen das Standard-PDF-Format, statt sicherer digitaler Rechnungsformate wie EDI (30 %) oder ZUGFerD (15 %).

Branchen, in denen E-Rechnungen vergleichsweise etabliert sind, sind die öffentliche Verwaltung, Chemie-, Pharma- und Lebensmittelindustrie und die Automobilindustrie. 

Künstliche Intelligenz (KI) erobert still und heimlich unseren Alltag. In der Büroorganisation ist die Technologie aber noch nicht angekommen. Die aktuelle Nutzung ist verschwindend gering. Nur 6 % der Unternehmen planen die Einführung, 9 % wollen sich zumindest an Robotic Process Automation wagen. Erst 22 % der Unternehmen haben damit begonnen, einfache Arbeitsschritte durch Dokumentenerkennung zu automatisieren.

Die Automatisierung steckt in den Kinderschuhen, ob aus Skepsis oder Unwissen. Umso erstaunlicher ist der relativ verbreitete Einsatz von Chat Bots. Die Anwendungen nutzen KI und können menschliche Mitarbeiter zum Beispiel im Kundenservice entlasten. Mehr als jedes vierte Unternehmen verwendet die Technologie, 13 % planen eine Einführung. 

Vom papierlosen Büro wird seit Jahren gesprochen, doch breite Unternehmenswirklichkeit ist dieses noch nicht. Zwar arbeitet jeder zehnte Konzern papierlos, über alle Unternehmensgrößen hinweg sieht die Lage jedoch anders aus: Nur 36 % organisieren sich vollständig oder weitgehend digital.

Papierakten mache einen großen Teil der analogen Dokumente aus. 45 % der befragten Unternehmen habe sie bereits komplett oder weitgehend digitalisiert. Vorreiter ist die öffentliche Verwaltung. Sonst nicht als Innovationsführer bekannt, liegt der Anteil der weitgehend papierlosen Behörden bei 87 %. Mit deutlichem Abstand folgen Banken und Finanzdienstleister (58 %) sowie weitere Dienstleister (54 %). Der Wandel weg von Papierprozessen hin zu durchgehend digitalen Workflows vollzieht sich langsam. 

Würde man die Digitalisierung in deutschen Unternehmen bewerten, müsste man ihnen ein Befriedigend ins Zeugnis schreiben. Von 100 Punkten erreicht die deutsche Wirtschaft 55. Große Unternehmen sind in der Regel weiter in der Digitalisierung als kleinere, aufgeschlossen gegenüber der weiteren Digitalisierung ist aber die überwiegende Mehrheit (87 %).

Die bisherigen Maßnahmen haben Unternehmen gezeigt, dass sich die Digitalisierung lohnt. Ein Großteil der Befragten stellt als Erfolge eine höhere Kundenzufriedenheit, eine bessere Zusammenarbeit mit Externen und effizientere interne Abläufe fest.

Die meisten Unternehmen planen für die nächsten Jahre weitere Maßnahmen zur Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse. Vier von 10 Unternehmen wollen sogar mehr investieren als im vergangenen Jahr.  

Doch es gibt Hürden auf dem Weg der Transformation. Die größte: der hohe Investitionsbedarf. War er vor zwei Jahren für rund die Hälfte der Befragten zu hoch, sagen jetzt 70 %, dass die Kosten ihre Möglichkeiten sprengen.

Andere Innovationsstopper sind der Mangel an qualifiziertem Personal und rechtliche Bestimmungen. Vor zwei Jahren beschwerten sich nur 28% über hinderliche Regelungen, 2020 sind es 53 % der Befragten. Auch die Sorge um Datensicherheit ist gestiegen. Sie beschäftigt mehr als die Hälfte der Unternehmen.

Digitalisierung erfordert in der Regel hohe Anfangsinvestition. Für einen schnelleren Return on Invest der Digitalisierungsmaßnahmen, lohnt es sich für viele Unternehmen, mit strategischen Partnern zusammenzuarbeiten. Als IAB sind wir ein solcher Partner. Wir begleiten Unternehmen mit unserem methodischen Vorgehen, ihre Kommunikationsprozesse kosteneffizient auf digital umzustellen. Das Ergebnis: Viele von ihnen erzielen Kostenersparnisse, reduzieren Komplexität und erhöhen die eigene Flexibiliät.

Wir analysieren interne Workflows, digitalisieren eingehende Papierpost und setzen smarte Automatisierungen für die weitere Bearbeitung ein. Und weil die Realität noch so ist, dass Unternehmen in manchen Bereichen mit Papierpost arbeiten müssen, sorgen wir dafür, dass Sie Ihren analogen Posteingang und -ausgang bequem aus digitalen Anwendungen heraus steuern können. Interesse unsere Lösungen kennenzulernen?

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