eVorgangsbearbeitung im Posteingang

Elektronische Posteingangsverarbeitung für Unternehmen, Behörden, Institutionen

Ob Brief, E-Mail, Fax, Online-Formular oder Messenger Dienst: Eine automatische Posteingangsverarbeitung sorgt dafür, dass die eingehende Geschäftskommunikation über verschiedenste Kanäle erfasst, an die zuständigen Mitarbeiter verteilt oder automatisch verarbeitet und archiviert wird.

Die IAB ist Ihr erfahrener Partner für die elektronische Vorgangsbearbeitung: Durch die Texterkennung können eingehende Informationen erkannt werden. Per KI werden diese Daten anschließend kategorisiert und extrahiert. Somit landet beispielsweise die Adressänderung eines Kunden automatisch über eine Schnittstelle oder über eine RPA im System – ganz ohne zeitaufwändiges und fehlerhaftes Erfassen.

Bei einfachen Routinearbeiten führt die Vorgangs­bearbeitung teilweise zur vollständigen Automatisierung – für höchste Qualitäts­sicherung und eine deutliche Kostenersparnis.

Die 6 Schritte einer automatisierten Posteingangslösung

Alles beginnt bei der Digitalisierung der Eingangspost – nur so können im zweiten Schritt die Inhalte einer Nachricht semantisch analysiert werden. Im dritten Step erfolgt die Datenextrahierung, die aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten erzeugt. Viertens werden diverse Vorgangskategorien zugeordnet und dadurch gezielt an den Bearbeiter weitergeleitet.

Der fünfte Schritt sorgt für die Bereitstellung der Daten an einer Schnittstelle: Je automatisierter die Vorgangsbearbeitung ist, desto mehr Arbeiten können eigenständig vom System übernommen werden – alternativ bietet der Einsatz der Robotic Process Automation die automatische Datenerfassung. Step 6 umfasst die Archivierung: So ist die ursprüngliche Nachricht auf lange Sicht für Mitarbeiter verfügbar.

eVorgangsbearbeitung: Was wir leisten

  • Consulting und Umsetzung im Bereich eVorgangsbearbeitung

  • individuelle Strategien zur automatisierten Vorgangsbearbeitung

  • Digitalisierung der Eingangspost aller Kanäle (Briefe, E-Mails, Online Formulare etc.)

  • Bereitstellung der Daten an einer Schnittstelle

  • teilweise oder vollständige Verarbeitung durch RPA

  • Einrichtung, Betreuung, Wartung einer RPA

  • Qualitätssicherung durch Schnittstellenreduzierung

  • Archivierung eingehender Daten

  • hohe IT-Kompetenz durch eigene Entwicklungsabteilung

  • Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit)

Aufwandsreduzierung:
Die Automatisierung unterschiedlichster Prozesse reduziert den Arbeitsaufwand für Mitarbeiter.

Verbesserter Workflow:
Die Prüfung und Automatisierung der Prozesse in einem Unternehmen verbessern den Workflow.

Qualitätssicherung:
Die Reduzierung der Schnittstellen und die Automatisierung senkt die Fehlerquote erheblich.

Kostenersparnis:
Poststelle, Hausbote und umständliche Bearbeitung fallen weg – damit reduzieren sich die Kosten.

Welche Rolle spielt die sogenannte RPA?

RPA, kurz für Robotic Process Automation, meint das Erledigen manueller Tätigkeiten durch intelligente Softwareroboter, sogenannte Bots. Diese Bots verrichten durch individuelle Konfigurationen sich wiederholende Routinearbeiten automatisch, verbessern Workflows und leisten damit einen wichtigen Beitrag zur unternehmenseigenen Digitalisierungsstrategie.

Um die Vorteile von Softwarerobotern nutzen zu können, müssen die zu automatisierenden Aufgaben identifiziert und passende RPA-Bots erstellt werden. Da die RPA auf Basis der Benutzerschnittstelle arbeitet, müssen zugrundeliegende Systeme zudem nicht ersetzt werden. Das bietet nicht zuletzt hohe Einsparpotenziale für Unternehmen.

Sie wünschen weitere Informationen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung? Sie suchen einen erfahrenen Partner für die Einrichtung und Betreuung einer RPA?

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