FAQ

Der Begriff der elektronischen Archivierung steht für eine langzeitige und unveränderbare Aufbewahrung elektronischer Informationen. Auf geeigneten Speichermedien werden zumeist steuerlich relevante Dokumente als Bilddateien (PDF, TIF o. ä.) in spezielle Archivsysteme (Dokumentenmanagementsysteme) ausgelagert. Durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur erhalten diese elektronischen Dokumente dann einen Rechtscharakter, der denen manuell unterschriebener Schriftstücke vom Gesetzgeber her gleichgesetzt ist.

Für unsere Kunden übernehmen wir gern die Materialbeschaffung und verwenden diese kundenspezifischen Einsatzmaterialien (zum Beispiel Geschäftspapier mit farbigem Logo, im offset bedruckte Hüllen, Beilagen) dann für die Produktion der jeweiligen Sammel- und Regelkommunikation. Indem wir für Sie die Material- und Lagerwirtschaft übernehmen, erzielen Sie weitere Prozesskosteneinsparungen. Kundeneigene Materialen können für den Druck und/oder Versand auch zur Verfügung gestellt werden.

Vor einem Produktionsbeginn werden Ihre angelieferten kundenspezifischen Einsatzmaterialien von uns auf eine maschinelle Verarbeitbarkeit getestet. Je Materialart sollten ca. 50 – 100 Testmuster zur Verfügung gestellt werden. Bei einer Produktionsbeauftragung steht pro Auftrag idealerweise ebenfalls eine Produktionsreserve von 8 – 10 Prozent für mögliche Nachdrucke bereit.

Um eine maschinelle und reibungslose Zuführung von Beilagen wie zum Beispiel Flyern, Preislisten und Broschüren oder anderen Beilagen sicherstellen zu können, erfüllen diese die folgenden Voraussetzungen:

Andere Formate (z. B. Rückumschläge, Give-Aways und Präsente) können ebenfalls – je nach ihrer Beschaffenheit maschinell oder manuell – zugeführt werden. Eine Verarbeitbarkeit und Machbarkeit wird von uns zuvor ausführlich getestet.

Weil wir mit den verschiedensten Datenformaten vertraut sind, können wir grundsätzlich alle gängigen windowsbasierten und strukturierten Daten verarbeiten. Der Spool (Druckdatenstrom) enthält entweder strukturierte, zeilenorientierte Textformate (z. B. *.xml), bei denen variable Daten in ein definiertes Overlay eingedruckt werden oder Datenformate, in denen die Informationen zum Layout mitgeliefert werden (z. B. *.otf). Für die exakte Dokumentenzuordnung und -selektion sowie für eine effiziente Portooptimierung (Sendungszusammenführung bei gleichem Empfänger) müssen für uns die Empfängeradresse sowie die Seiten- und Dokumentenwechsel eindeutig erkennbar sein.

Die gängigsten Einlieferungsformate sind: EPL, BS 2000, AS 400, XML, AFP, MO:DCA-P, ASCII, EBCDIC, iif_vPrint, OTF, MESO, PCL, PDF, RDI, DOC, XLS, u. v. a.

Um unser hauseigenes Datenformat IIF (iif_vPrint) erzeugen zu können, steht Ihnen unter www.fpwebmail.de unser universeller Druckertreiber zum kostenlosen Download bereit. Ist es Ihnen nicht möglich, den Druckertreiber einsetzten zu können oder ein entsprechendes Datenformat generieren und uns einliefern zu können, bieten wir Ihnen die Programmierung eines entsprechenden Datenkonverters an.

Vor einer Erstproduktion testen wir Ihre Daten, da für eine automatisierte Produktion les- und konvertierbare Formate Voraussetzung sind. Hierfür benötigen wir zur Prüfung von Ihnen anonymisierte Testdaten. Der Test ist unverbindlich und für Sie kostenfrei. Eine Konverterprogrammierung wird im Falle einer Auftragserteilung nach Aufwand berechnet.

Die Datenübertragung erfolgt über das Internet. Folgende Verfahren stehen Ihnen zur Verfügung:

Ihre Daten können Sie uns auch als Offline-Medium (CD/ DVD) übersenden (s. 4. „Übermittlung von Testdaten“). Einer unserer technischen Kundenbetreuer wird sich mit Ihnen in Verbindung setzten und mit Ihnen das optimale Übertragungsverfahren abzustimmen.

Schicken Sie uns Ihre Testdaten und die dazugehörigen Layoutmuster bitte mit eindeutigem Verwendungszweck (z. B. „Testdaten_Mustermann_SAP-Rechnungen“) und Kontaktdaten Ihres technischen Ansprechpartners als Offline-Medium (CD oder DVD) direkt an:

IAB Communications GmbH
Abt. Technische Kundenbetreuung
Intelligent Automated Business
Barbara-McClintock-Str.11
12489 Berlin

Sie können uns Ihre Testdaten und Layoutmuster auch per E-Mail zur Verfügung stellen, bitte stimmen Sie sich hierzu mit uns telefonisch ab.

Natürlich. Als zertifizierten Partner und Dienstleister der Deutsche Post AG sowie insbesondere als Dienstleister für den öffentlichen Sektor (Behörden, Gemeinden, Kommunen), werden an uns höchste Anforderungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit gestellt. Sämtliche uns zur Verfügung gestellten Daten werden gemäß § 5 BDSG verarbeitet und gesichert. Unsere Mitarbeiter werden nach § 5 BDSG und nach § 39 PostG zur Einhaltung des Datenschutzes und der Datensicherheit verpflichtet. Weitergehende Informationen zu unseren Datenschutzbestimmungen und Datenschutzverpflichtungen erhalten Sie unter: Datenschutz und Datensicherheit bei der IAB. 

Unser DV-Freimachungsverfahren ist zertifiziert und reichert Dokumente elektronisch um das Porto an. Das Freimachungsverfahren sorgt dafür, dass z. B. Sortierung, Portoermittlung und Freimachung, also alle postalischen Anforderungen, automatisiert abgearbeitet werden. Das System generiert je nach Bedarf Markierungen, um unsere eingesetzten Kuvertieranlagen und die Beilagenzuführung zu steuern.

Mit unserem sogenannten „elektronischen Laufzettel“ beginnt der eigentliche physische Produktionsprozess. Er ist ein zentrales Steuerungsmittel und listet die konvertierten Daten übersichtlich auf, unterteilt in Jobs und gegebenenfalls einzelne Chargen. Der Laufzettel begleitet den Druckauftrag durch alle weiteren Produktionsschritte und ist eines von vielen Markmalen unseres Qualitätsmanagements.

Bei der Hybrid-Mail handelt es sich nicht um einen Ersatz eines physikalischen Briefes sondern um eine Erweiterung desselben. Es erfolgt bei der Kommunikation ein Medienbruch; ausgehend von einer elektronischen Datei wird diese auf virtuellem Wege an ein Druckzentrum in der Nähe des Empfängers gesendet, und dort gedruckt, gefalzt und kuvertiert und als physischer Brief zeitnah zur Postzustellung übergeben. Im Gegensatz dazu ersetzt die elektronische Post einen Brief und ist begrifflich von der Hybridmail abzugrenzen.

Es ergibt sich eine Ersparnis der Kosten für den Versand und der Zustellzeit: Ihre Briefpost wird nicht mehr wie bislang hunderte Kilometer per LKW, Bahn oder Flugzeug über große Strecken transportiert, sondern digital an den Zielort versendet und erst dort in einem Druckzentrum gedruckt und dort bis zur Gangfolge des Postboten vorsortiert.

Die Hybridmail Technologie spart Zeit, Geld und schont die Umwelt.

Auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnittene Hybridmail-Technologien finden Sie unter der Rubrik Briefversand-Software.

Unsere Portooptimierung filtert für jeden Versandauftrag aus einer Vielzahl von Rabattmöglichkeiten die kostengünstigste Variante für die verschiedenen Versandmöglichkeiten wie Brief, Infopost, Infobrief oder Päckchen für Sie heraus. Die Sendungen werden daraufhin mit dem entsprechendem Porto elektronisch freigemacht. Unsere Portooptimierung sorgt ebenfalls dafür, dass mehrere Sendungen an einen Empfänger zu einer Sendung zusammengefasst werden können. Beim Routing werden die Sendungen nach Empfängerkreisen separiert gebündelt und in die jeweiligen Druckorte im Zentrum dieser Empfängerkreise geroutet, so dass sie empfängernah ausgedruckt und ohne Zeitverzögerung so günstig wie möglich zugestellt werden können (siehe auch Hybridmail).

Nach der Umwandlung der Datenströme erhält jede Sendung einen Barcode oder Datamatrix- Code mit einer eigenen Sendungs-Identifikationsnummer (ID-Code), die einer späteren Vollständigkeitskontrolle dient. Bei der Kuvertierung wird dieser Barcode/ Datamatrixcode von Hochleistungsscannern erfasst und es findet ein Datenbankabgleich statt, so dass nachvollzogen werden kann, welche Sendungen wann und mit welcher Seitenzahl etc. produziert wurden. Der automatische Abgleich der Auswertung mit dem eingelieferten Datenstrom stellt sicher, dass der Druckauftrag vollständig und inhaltssicher abgearbeitet wird. Auch Doppelproduktionen werden somit ausgeschlossen, da das System gleiche Sendungs-Identifikationsnummern nicht druckt und permanent Information über gedruckte und kuvertierte Sendungen an das Monitoring weiterleitet. Das Monitoring übernimmt den Eingang, die Steuerung, die Aufbereitung und Weiterverarbeitung der Daten.

Aus dem ursprünglichen Bedarf heraus, beim Ausdruck von beispielsweise Rechnungen oder Mahnungen eine klar strukturierte Darstellung beziehungsweise ein klar strukturiertes Layout vorweisen zu können, sind „Output-Management-Systeme“ (OMS) entstanden. Solche sogenannten Transaktionsdokumente entstehen typischerweise aus betriebswirtschaftlichen Anwendungen.

Dokumente stellen für Unternehmen einen hohen Wert dar, sie fixieren geschäftsrelevante Informationen und liegen vielen Geschäftsprozessen zu Grunde. Entsprechend sensibel werden diese Dokumente behandelt. Von der Erstellung, der Weiterleitung, der Verteilung bis hin zur revisionssicheren Ablage in digitaler Form bringt die Verarbeitung auf elektronischem Weg entscheidende Vorteile. Die Navigation als auch die Suche nach Informationen und digitalen Dokumenten wird zunehmend zu einem kritischen Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Output-Management ist somit die Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung von Dokumenten, in elektronischer oder physischer Form, innerhalb oder außerhalb einer Unternehmung an einen definierten Empfängerkreis.

Die iab baut mit ihren maßgeschneiderten Lösungen auf vorhandene Systeme auf, von einer klein- bis großvolumigen Druckaufbereitung bis zur elektronischen Formularlogistik, von der Steuerung eines Printouts bis zur Portooptimierung, von der Konvertierung von Datenströmen aus diversen Quellen in die gewünschten Formate bis hin zur digitalen Archivierung mit qualifizierter elektronischer Signatur der Dokumente; unsere Lösungen sind einfach einzuführen und fügen sich in die IT-Infrastruktur unserer Kunden optimal ein. Die iab verknüpft dabei vorhandene und unterschiedliche Technologien und bringt sie in einen sinnvollen und inhaltlichen Zusammenhang.

Immer dann, wenn es darum geht, Organisationsabläufe zu optimieren, neue Perspektiven zur Reduzierung von Fixkosten zu erarbeiten oder schwankendes Arbeitsaufkommen ausgleichen zu müssen, beschäftigen sich Unternehmen auch mit der Thematik des Auslagerns von Teilen der unternehmerischen Tätigkeiten.

Outsourcing ist somit eine Übertragung von Unternehmenstätigkeiten, die nicht dem Kerngeschäft zuzuordnen sind, wie zum Beispiel die tägliche Postauflieferung. Das Unternehmen nutzt externe Ressourcen Dritter, die sich auf die Erbringung solch nachgelagerter Tätigkeiten spezialisiert haben und nutznießen von den erzielten Synergieeffekten. In der Fachliteratur geht es in der Regel um die Verarbeitung von Daten beziehungsweise um Informationstechnologien. Viele Banken, Versicherungen, Energieversorger, Telekommunikationsunternehmen etc. praktizieren jedoch auch schon ein „Print-Outsourcing“, dass bedeutet, sie lassen Ihre Regel- und Sammelkommunikation über einen externen Dienstleister drucken und versenden.

Externes Outsourcing ist die Übertragung bisher unternehmensintern erbrachter Dienstleistungen an unabhängige Fremdfirmen; sie übernehmen für die Abwicklung die unternehmerische Verantwortung. Die betriebliche Praxis zeigt, dass diese Form des Outsourcings ist für viele mittlere und kleine Unternehmen die Standardform darstellt.

Internes Outsourcing bezeichnet die Übereignung einer bestimmten Unternehmensfunktion auf Bereiche einer Organisation, die der gesamten Unternehmensorganisation zugehörig sind. Es kann sich zum Beispiel um eine GmbH handeln, die einem Konzernverbund mehrheitlich angehört und für verschiedene Einheiten innerhalb des Konzerns ausgelagerte Funktionen, wie zum Beispiel Wartung und Pflege der IT-Infrastruktur, übernimmt.

„Konzentration auf die Kernkompetenzen“ – das ist nur ein Vorteil, den Unternehmen, Verbände und Institutionen der öffentlichen Hand durch Outsourcing haben. Durch Outsourcing können interne Strukturen übersichtlicher gestaltet werden und Sie können Kapazitätsengpässe oder gar unausgelastete Kapazitäten vermeiden; Outsourcing ermöglicht es fixe in variable Kosten umzuwandeln, denn diese fallen nur bei Inanspruchnahme an. Einige Unternehmen sehen sich durch eine ausgelagerte Bearbeitung in der Lage, die Qualität ihrer Leistungen zu steigern. Denn ein externer, marktorientierter und erfahrener Outsourcing-Dienstleister kann, durch seine Spezialisierung bedingt, meist eine höhere Dienstleistungsqualität anbieten.

Ein kritischer Faktor bei einer Entscheidung zum Outsourcing ist die Gewährleistung der Datensicherheit und der Datenvertraulichkeit der übergebenen Daten. Sich über die Sicherheitsstandards des Dienstleisters gründlich zu informieren und vor Ort zu auditieren, ist mittlerweile gängige Praxis.

Als Entscheidungsgrundlage sollten nicht nur kurzfristige Kostenvergleiche dienen, denn sie nimmt im weiteren Verlauf nicht nur direkten Einfluss auf die Organisation und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmung sondern auch auf die Kapazitätssituation und vieles mehr. Lassen Sie sich im Vorfeld kostenfrei und unverbindlich durch einen unserer Consultants ausführlich direkt vor Ort beraten.

Outsourcingvorteile mit iab im Überblick:

Das Abrufen von Statusinformationen, die Ihnen den aktuellen Bearbeitungsstand einer Sendung zur Nachverfolgung anzeigen, wird Track & Trace genannt.