15-04-2020

So senken Sie effektiv die Kosten in Ihrem Postmanagement

Knapp 16.000 Briefe versenden mittlere Unternehmen in Deutschland pro Jahr und die Bearbeitung der Post nimmt jeden Tag mehrere Stunden in Anspruch. Damit der klassische Brief nicht unnötig zum Kostentreiber wird, sollten Unternehmen ihr Postmanagement optimieren. Wir stellen drei einfache, aber wirkungsvolle Maßnahmen vor.

Je größer das Unternehmen, desto mehr Sparpotenzial steckt im Postmanagement. Während Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern pro Jahr „nur“ rund 5000 Briefe versenden, sind es bei Betrieben mit mehr als 50 Mitarbeitern laut einer Studie der Bundesnetzagentur knapp 16.000 Sendungen.

Die meisten Unternehmen unterschätzen, wie groß das Sparpotenzial in der Postbearbeitung tatsächlich ist. Sie betrachten das Postmanagement als notwendigen administrativen Aspekt und versäumen, sich näher mit den Optionen zur Kostensenkung zu befassen oder sie meinen, signifikant ließen sich Kosten nur durch umfassende Prozessänderungen umsetzen und scheuen den Aufwand.

Dabei können Unternehmen bereits mit verhältnismäßig kleinen Änderungen relevante Summen einsparen.

1. Führen Sie Sendungen zusammen

Sie haben Dokumente verschiedenen Typs und Formats an ein- und denselben Empfänger zu verschicken? Wenn Sie die Mitteilungen in einer Sendung bündeln, sparen Sie bares Geld. Gerade, wenn solche Fälle regelmäßig auftreten, weil Sie Massen- oder Werbesendungen verschicken, lohnt es sich, Sendungen zusammenzuführen.

Dienstleister können die Zusammenführung mithilfe von Technologie automatisieren, indem sie eine Sendungszusammenfassung zum Beispiel nach Kriterien wie Kundennummer oder Adresse vornehmen.

2. Frankieren Sie Ihre Post elektronisch mit der DV-Freimachung

Für Großkunden mit einem hohen Briefvolumen von pro Einlieferung mindestens 4000 Sendungen (Teillieferungen mit mindestens 200 Briefen möglich) bietet die Deutsche Post die elektronische DV-Freimachung, die gleich mehrere Kostenvorteile bietet.

Zum einen wird der Vorgang des Frankierens deutlich beschleunigt, da die digitale Marke über die bestehenden Systeme aufgedruckt wird. Zum anderen sparen Unternehmen, weil teure Frankiermaschinen überflüssig werden. Und last, not least, sind die DV-Marken wesentlich günstiger. Unternehmen profitieren von bis zu zweistelligen Portorabatten.

Prüfen Sie, ob Sie zusätzlich die Voraussetzungen für den Infrastrukturrabatt der Deutschen Post erfüllen. Damit sparen Sie beim Portopreis weitere 5 Prozent.

3. Nutzen Sie Portorabatte

Wenn Sie zu den Unternehmen gehören, die nicht auf die hohen Briefvolumina kommen, die für die DV-Freimachung notwendig sind, können Sie trotzdem noch von Portorabatten profitieren.

Nutzen Sie spezialisierte Dienstleister, die Ihre Post vorsortieren (Konsolidierung) und sie gebündelt mit Sendungen anderer Unternehmen in das zuständige Briefzentrum einliefern. Auf diese Weise erreichen Sie die Mindesteinlieferungsmenge, die Sie benötigen, um die Rabatte der Deutschen Post für die Erbringung von Teilleistungen geltend zu machen.

Auch alternative Postdienstleister räumen Rabatte für Teilleistungen ein. Es zahlt sich aus, die unterschiedlichen Anforderungen genau zu vergleichen.

Outsourcing eröffnet auch kleinen Unternehmen Rabattoptionen

Die Sendungszusammenführung, die elektronische Frankierung und die Übernahme von Teilleistungen (Vorsortierung der Post) sind drei einfache Möglichkeiten, mit denen Unternehmen im Postmanagement signifikant Kosten reduzieren können. Für die Umsetzung stehen Ihnen bei Bedarf spezialisierte Dienstleister zur Seite.

Vor allem für kleinere Unternehmen empfiehlt sich das Outsourcing des Postversands. Damit können sie technische Hürden der Prozessoptimierung aus dem Weg räumen und gleichzeitig von den hohen Portorabatten profitieren, die sonst nur Konzernen offenstehen.