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Stichdatum 2022: Einfach und rechtzeitig auf elektronische Kommunikation umsteigen

Intelligente Softwarelösungen erleichtern Behörden, Ämtern und Kommunen die Digitalisierung ihrer Archive und Postverarbeitung.

Ab 2022 wird die elektronische Kommunikation zwischen Anwälten, Behörden und Gerichten verbindlich – in einigen Bundesländern bereits davor. Was bis dahin zu tun ist und wie sich die Arbeitsabläufe schnell und einfach gestalten lassen, zeigt Francotyp-Postalia am 18. und 19. Oktober auf der Kommunale 2017 in Nürnberg. Mit dabei sind die Tochterunternehmen IAB und FP Mentana-Claimsoft.

Aktenberge rechtssicher digitalisieren

Bereits im kommenden Jahr wird ein Element der elektronischen Kommunikation – die E-Akte – für Kommunen und Behörden in Nordrhein-Westfalen verpflichtend. Baden-Württemberg folgt zwei Jahre später. Höchste Zeit also, für die Verantwortlichen nach passenden Lösungen zu suchen, um diese fristgerecht umsetzen zu können. Denn zu tun ist einiges – nicht zuletzt müssen alle vorhandenen Akten eingescannt werden. Die FP-Töchter liefern dabei wertvolle Unterstützung: Sie zeigen, wie Behörden Dokumente vom Posteingang bis zum Archiv sicher digitalisieren. Behörden können ihren Posteingang von IAB verarbeiten lassen und die Scan- Signatur-Infrastruktur von FP Mentana-Claimsoft nutzen, um Dokumente selbstständig und rechtskonform zu digitalisieren.

Hinzu kommt eine weitere Herausforderung: Die einzelnen Länder werden dafür Sorge tragen müssen, dass die verwendeten Systeme mit denen der anderen Bundesländer kompatibel sind. Auch hier kann IAB unterstützen.

Postzustellung auf einen Klick

Viele Kommunen bearbeiten Postzustellungsaufträge (PZA), beispielsweise den „gelben Brief“ bei einem Verkehrsvergehen, noch manuell. Das ist äußerst zeitaufwendig, da das Verfahren aus mehreren Arbeitsschritten besteht. Bei einigen Hunderten oder Tausenden PZAs sind die zuständigen Mitarbeiter schnell tagelang beschäftigt.

„Wir übernehmen diese Aufgabe und automatisieren sie – von der Datenkonvertierung über die Druckauslagerung und Kuvertierung bis hin zur Übergabe an das Zustellungsunternehmen. So können innerhalb kürzester Zeit umfangreiche PZAs abgearbeitet und versendet werden“, sagt Thomas Damian, Geschäftsführer der FP- Tochter IAB.

Intelligenter Posteingang leitet Bearbeitung ein

Neben dem Postausgang lässt sich mit einer intelligenten Softwarelösung außerdem der Posteingang optimieren. Das heißt: IAB prüft und validiert die Eingangspost unabhängig vom Eingangskanal, extrahiert die Daten und führt sie automatisiert dem auf Kundenseite vorgesehenen Prozess zu. Der Vorteil für Kommunen: schnellere Kundenkommunikation und weniger Medienbrüche.

Am Messestand informiert Francotyp-Postalia Interessierte über die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten und demonstriert diese vor Ort. So können Entscheider von Kommunen, Behörden und Ämtern schon heute mit der Digitalisierung beginnen, statt zu warten, bis diese verpflichtend wird. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch und Kosten.

Für Presseanfragen wenden Sie sich bitte an:

Konstantin Krüger
Tel.: +49 (0)40 899 699 576
E-Mail: fp-presse@fischerappelt.de

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Über Francotyp-Postalia:

Der international agierende börsennotierte FP-Konzern mit Hauptsitz in Berlin ist Experte für sicheres Mail-Business und sichere digitale Kommunikationsprozesse. Als Marktführer in Deutschland und Österreich bietet der FP-Konzern mit den Produktbereichen „Frankieren und Kuvertieren“, „Mail Services“ und „Software“ Produkte und Dienstleistungen zur effizienten Postverarbeitung, Konsolidierung von Geschäftspost und Digitale Lösungen für Unternehmen und Behörden. Der Konzern erzielte 2017 einen Umsatz von über 200 Mio. Euro. Francotyp-Postalia ist in zehn Ländern mit eigenen Tochtergesellschaften und über ein eigenes Händlernetz in 40 weiteren Ländern vertreten. Aus seiner mehr als 95jährigen Unternehmensgeschichte heraus verfügt FP über eine einzigartige DNA in den Bereichen Aktorik, Sensorik, Kryptografie und Konnektivität. Bei Frankiersystemen hat FP einen weltweiten Marktanteil von mehr als elf Prozent.

Weitere Informationen finden Sie unter www.fp-francotyp.com.

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