Warum immer mehr Unternehmen ihren Briefversand outsourcen

E-Mails dominieren die Unternehmenskommunikation. Doch Papierpost ist damit noch lange kein Auslaufmodell. 87 Prozent der deutschen Unternehmen verschicken laut einer Studie von FP-Francotyp häufig oder sehr häufig Papierpost. Die Bearbeitung ist allerdings zeit- und kostenintensiv, vor allem weil der Briefverkehr in die digitalen Kommunikationskanäle integriert werden muss. 

Der klassische Brief genießt gegenüber E-Mails immer noch einen Vertrauensvorteil. Obwohl mittlerweile mit elektronischer Signatur und De-Mails rechtssichere digitale Lösungen existieren, betonen 81 Prozent der von FP-Francotyp befragten Unternehmen, dass sie klassischer Post mehr als E-Mails oder Fax vertrauen. Ist die Rechtsverbindlichkeit der Zustellung und der bestätigte Empfang oder das Empfangsdatum entscheidend, wählen sie weiterhin den analogen Postversand.

Dass der Brief immer noch eine zentrale Rolle in der Unternehmenskommunikation spielt, liegt allerdings nicht nur an der konservativen Haltung der Unternehmenslenker. Ein postalischer Brief wird auch von den Geschäftskunden als seriöser und offizieller eingestuft.

Der Postversand ist daher ein einfaches Mittel für Unternehmen, Ihren Mitteilungen und Forderungen Nachdruck zu verleihen. Auch in Zukunft wird der Brief daher trotz aller Digitalisierung ein wichtiges strategisches Kommunikationsmittel für Unternehmen bleiben.

Öffnen, zuordnen, scannen oder ausdrucken, schließen, frankieren - zwei bis vier Stunden täglich nimmt die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost in mittleren Unternehmen im Durchschnitt in Anspruch. In großen Unternehmen können sogar bis zu acht Stunden täglich für die Briefbearbeitung anfallen.

Fast alle Unternehmen sehen sowohl bei ihren Prozessen für den Posteingang als auch den Postausgang Optimierungsbedarf. Ein kritischer Prozess ist das Management der Ausgangspost, hier sehen laut FP-Francotyp 46 Prozent der Unternehmen Verbesserungsbedarf.

Die Optimierung bezieht sich nicht nur auf die effizientere Abwicklung der Versandprozesse selbst. Viele Unternehmen sind unsicher, welche Kommunikationskanäle sie am besten für welche Dokumente wählen und wie sie die einzelnen digitalen und analogen Prozesse optimal vernetzen.

In dem Bemühen, ihre Kommunikation effizienter zu gestalten, entscheiden sich dann einige Unternehmen zu oft für E-Mail als schnelles Medium. Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit werden aus Nachlässigkeit und falschem Effizienzdenken unnötig gefährdet. 

Unternehmen haben verschiedene Ansatzpunkte, um Kosten und Ressourceneinsatz für die Postbearbeitung zu senken.

Dokumente zu digitalisieren, die nicht zwingend in Papierform versendet werden müssen, ist eine Möglichkeit zur Kostenoptimierung. Doch in den Fällen, in denen Unternehmen einen rechtsverbindlichen Empfang sicherstellen oder ihrem Schreiben mehr Gewicht verleihen wollen, ist der postalische Versand weiterhin notwendig. Hier bietet sich Hybrid-Post als kosteneffektive Lösung an.

Hybrid-Post meint die Auslagerung des Postversands. Unternehmen selbst müssen ihre Dokumente nicht mehr ausdrucken, falzen, frankieren und versenden, sondern übergeben ihre digitalen Dokumente an einen spezialisierten Dienstleister, der diese Aufgaben für sie übernimmt. Auf diese Weise sparen Unternehmen Bearbeitungszeit, Drucker und Versandmaterialien und brauchen stattdessen nur eine kleine Hardwarelösung installieren. 

Die Digitalisierung stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Eine ist es, den postalischen Versand effizient in die sich verändernden digitalen Prozesse zu integrieren.

Zwar hat die Mehrheit der deutschen Unternehmen Prozesse zur Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangspost, zur Digitalisierung und digitalen Archivierung definiert. Doch das Optimierungspotenzial ist groß. Vielen Unternehmen fehlt es noch an Knowhow für die Auswahl der passenden Kommunikationskanäle, die Strukturierung von Postverarbeitungsprozessen und die Organisation des Dokumentenmanagements.

Vor allem in der Bearbeitung der Ausgangspost sehen fast 50 Prozent der Entscheider Verbesserungspotenzial. Strategisches Outsourcing des gesamten oder eines Teils des Postversands ist eine effektive, aber noch relativ selten genutzte Möglichkeit, Kosten zu senken – in kleinen wie in großen Betrieben.